「議事録の取り方」とは、会議などの集まりで議事を整理してまとめたものを作成する方法です。会議の内容を正確に記録し、後日検証するために、議事録を取ることはとても大切なことです。このハウツーでは、議事録を取る方法をわかりやすく解説します。
what is 議事録の取り方
議事録とは、会議などの集まりで出された議題や議論を文章でまとめたものです。議事録は、会議で決定されたことや今後検討すべきことなどを整理し、参加者全員に通知するために作成します。
Requirements or Preparation
議事録を取るには、以下の準備が必要です。
- 会議の議題や資料
- 議事録を取るためのノートやファイル
- ペンや鉛筆
- 会議に参加する全員の連絡先（メールアドレスなど）
Step-by-Step Instructions
1. 会議の流れを把握する
会議が始まる前に、議題や進行予定を確認して、会議の流れを把握しましょう。議事録を取る上で、議題や進行予定がわかりやすくあれば、取りやすくなります。
2. 議事録を取り始める
会議が始まったら、議事録を取り始めます。以下の順番に、議事録を取っていきましょう。
- 会議の日付と時間
- 参加者の名前や役職
- 議題
- 各議題についての議論や決定事項
議論や決定事項を書くときは、できるだけ正確に、かつ簡潔にまとめるようにしましょう。例えば、議論の内容をすべて書き留めなくても、重要な点や結論をまとめればいいです。
3. 会議を終えてからの作業
会議が終わったら、議事録をまとめる作業をします。以下の作業をしましょう。
- 書き留めた議事録を整理する
- 議題や議論、決定事項をまとめる
- 議事録を作成する（ワードプロセッサーなどを使って）
- 議事録を全員に送信する（メールや共有ファイルなど）
Tips
議事録を取るうえで、以下のアドバイスがあります。
- 会議の進行役から、議事録を取ることについて確認しましょう
- 議事録を取りやすいように、事前に議題や資料を確認しておきましょう
- 議事録を取り始めてから、会議の進行を邪魔しないようにしましょう
- 議事録を取り終わってから、早めに議事録を作成しましょう
Common Problems
議事録を取るうえで、以下のような問題に出くわすかもしれません。
- 会議の進行が早くて、追いつかない
- 議論が複雑で、まとめられない
- 参加者から、議事録を取ることについてクレームがくる
Troubleshooting
問題が起きたときの対処法を、以下に示します。
- 会議の進行が早くても、できるだけ正確に議事録を取るようにしましょう
- 議論が複雑なときは、議論の結論や決定事項をしっかりとまとめるようにしましょう
- 参加者からクレームがくるときは、丁寧に議事録を取っていることをアピールし、不安や不満を解消しましょう
Frequently Asked Questions (FAQ)
Q1. 議事録を取るのに、どのくらいの時間がかかるでしょうか？
A1. 会議の時間に応じて異なりますが、議事録を取り始めてから、議事録を作成するまでに、数時間から1日程度かかることもあります。
Q2. 議事録を取るのに、特別なスキルや知識が必要でしょうか？
A2. 議事録を取るのに、特別なスキルや知識は必要ありません。しかし、正確に議事録を取るためには、字が汚くないことや、速記のスキルなどが有用です。
Summary
議事録を取る方法を、解説しました。議事録を取るには、会議の流れを把握し、議事録を取り始め、議事録をまとめる作業をします。議事録を取るうえで、注意すべき点もありますが、このハウツーを参考にすれば、議事録を取ることができるはずです。